グループウェアマニュアル

フォーム管理

① フォームの管理

登録されているすべてのフォームを示しています。

② 新しいフォーム

会社に合った決裁フォームを管理者が自ら作成して使用することができるし、フォームのタイトルはもちろん、本文の複雑なテーブルなどを管理者が直接作成することができます。 htmlエディタで文書編集が可能、オフィスファイルを読み込んで登録することもできます。

③ フォーム名

項目に起案文のタイトルを入力します。

④ 保存期限

保存期間は作成者が決裁完了日を起算日として文書保管規定により選択し、管理者だけが変更できます。
該当記録物の生産が終了し整理された年（生産状況報告年度） 1月1日
※例： 2011年の生産記録物の保存期間起算日（一定の間の日数を計算するときの最初の日にした日） → 2012.1.1
※2011年度、生産・保存期間3年記録物の保存期間満了日→ 2014. 12. 31 （ 2015年度中の記録物評価審議会後に保存•保留•廃棄するかどうかの決定）

⑤ 文書番号

部署略称 - 年度 – 一連番号の形式で生成され決裁が完了すると、文書番号が自動的に付与されます。
※例：{会社名} - {組織コード} - {起案年度} - {一連番号}

⑥ フォーム説明

業務性質、処理手続き、形式などについての詳細に説明することができます。

⑦ 状態

決済フォームの使用可否を示します。使用しない場合、決裁作成時にフォームが表示されないので、「使用中」に変更して、使用可能になります。

⑧ 基本決裁ライン

フォームごとに独自の決裁ラインを事前に指定することができます。
1 ）基本決裁ラインなし：該当フォームに決裁ライン無しで選択すると、ユーザーが直接決裁ラインを作って上申することができます。
2 ）使用者編集：管理者は会社の公式決裁ラインを設定し、ユーザーは指定された決裁ラインに従って上申することができます。
3 ）決裁ラインを「変更/不可」を選択する際、管理者が指定した決裁ラインのみ使用可能、一般ユーザーは決裁ライン/参照者/閲覧者の変更する権限がありません。
ただし、 [決裁ライン変更権者]の許可を受けたユーザーは変更が可能です。

⑨ 決裁ライン指定

1.決裁ラインポップアップの組織図に部署名をダブルクリックして、起案者が所属しているユーザーリストが画面の下部に表示され、決裁ラインに追加するユーザーを選択し、ダブルクリックします。
2.決裁ラインに追加する決裁者が複数名である場合は、手順1を繰り返します。決裁ラインに決裁文書の署名欄の数だけ決裁者を追加することができ、これを超えた場合は、拡張マークが表示されます。決裁ラインの指定には、固定ユーザ（図A ）だけではなく、可変ユーザー（部署長/受付担当者）（図B ）の方式を選択して、自動的に上申する2つの方法があります。

3. その他の決裁ライン方式がほしい場合はポップアップの組織図の下に[可変ユーザー選択]を通して設定することができます。
1) [起案部署の部署長]を選択する場合、起案者が所属されている部署の部署長に自動的に上申する方式です。

2) [上位部署部署長]を選択する場合、起案者が所属されている部署の上位部署部署長に自動的に上申する方式です。

3) 上位部署受付担当者]を選択する場合、起案者が所属されている部署の上位部署受付担当者に自動的に上申する方式です。

4) [上位部署全体]決裁構成は、Tree方式で行われ、上位部署に属しているすべてのユーザーに階段式で自動的に上申する方式です。
* 上位部署員の全員の承認が完了しないと、次の上位部署に上申ができません。